こんにちは、インターンの越前屋です。
先日、オンライン研修で予期せぬ制約条件が発生した際に、どう回避していくかについて、ケーススタディになりそうなエピソードがありました。予期せぬ制約条件の発生とその対応から学ぶものがあったので、今回はその話を書きます。
まず、案件としては数十名の研修参加者に対して、「解決昔話-オンライン-」を実施することになりました。参加者は全員自宅から参加する完全なリモートでの実施です。
「解決昔話-オンライン-」は、4-5名のテーブルごとに行うオンラインでのゲーム研修です。PCからウェブ会議システムに参加し、投票結果から、PCで共同編集ファイルでゲームボードを参加者が同時に編集・参照してゲームを進めます。手元ではスマートフォンの画面をPCのカメラに見せて投票を行うようになっています。これにより、顔を見せながらのゲーム進行、投票カードでの投票とそれを受けてのゲームボードの進行をオンラインで行うことを可能にしています。
こうした研修を実施する際には、各種の要件があり、そこをクリアしていることを前提にプロジェクトが始まりました。ところが、以下でお話しするような５つの出来事が起こったのです。
- スマホが使えない！
- PC参加でない参加者がいる！
- 共同編集ファイルが使えない！
- 緊急事態宣言で出社できない！
- ファイル共有のサイトが止まる！
１.スマホが使えない！
まずは、もともと参加者1人1台の所持を想定していたスマートフォン、これが使用できないことが後からわかりました。「解決昔話-オンライン-」では上述の通り、スマホの画面に画像を表示し、それをPCのカメラに一斉に見せることで投票を行います。今回はこの投票をスマホなしで行うために、当社からはスマホに表示するべき画像をカラーコピーし、本社に送付しました。
参加者は、職場から持ち帰った用紙を裁断し、紙のカードを用いて投票を行います。このようにして、スマホを紙で代替することで解決しました。（参加者は全員が本社勤務ではなく、支社勤務の方もいるので、本社から支社に発送いただき、参加者は支社から持ち帰ることになりました。）
なお、今回は特例措置をとることとなりましたが、今後同じ解決策をとる予定はありません。「解決昔話-オンライン-」では参加者のスマホ所持は必須要件としています。実施の可否にかかわりますから、事前に必須の要件を確認する必要があるでしょう。
２.PC参加でない参加者がいる！
加えて、PC参加だけでなくタブレット参加もいることが後からわかりました。
「解決昔話-オンライン-」の必須要件はPCでの参加です。タブレットの場合、画面を複数に分割することや、外付けキーボードがない場合に、打ち込みなどができないことがあります。なので、画面上でzoomを見ながら、ワークシートに記録をするといったオペレーションが困難になりました。ここについては、別途ワークシートも配布形式に切り替えることで対応しました。
３.共同編集ファイルが使えない！
さらに、セキュリティの都合で、そもそも社用のPCでは共同編集ファイルが使えないことがわかりました。そこで、参加者が１つの共同編集ファイルを参照する運用はなくし、印刷したものを各自の手元に配り、それぞれがボード上でコマを進めながら得点を見るようにしました。こちらは、上記２の紙のワークシートの中にゲームボードを入れ込み、１のカードと同様、参加者が拠点に取りに行くこととしました。
このようにして、これに関しても、オンラインで扱うデータを、カラーコピーした紙に置き換えることで解決しました。ただし、資料のカスタマイズやハードの物品の作成など、置き換えるためには時間も費用もかかります。追加分の作業については有償になりますから、予算の制約のある中では、毎回採用できる解決策というわけではありませんし、あくまでも特例措置となります。
ここまででオリジナルの「解決昔話-オンライン-」ともオフラインでの「解決昔話」ともかなり様子が異なる運用になりましたが、ルールを変えず学習効果はそのままに、そして集合せずに実施できるよう整えました。
４.ファイル共有のサイトが止まる！
さて、参加者の物品周りが整った、というところでファイル共有サイトでトラブルめいたものが起こりました。
オンライン研修では、参加者へのテキストやワークシート、そして講師の方へのスライドなどいくつかのファイル共有が発生します。その閲覧環境がInternetExplorer（以下、IE）であるため、サポート対象外ということだったようです。ここについては、MicrosoftのEdgeに切り替えていただくことである程度解消しました。現在は、IEは非推奨環境であり、その利用は想定していないので、実際に利用される環境がIEというのは想定外でした。
これで、後は当日を迎えるだけ・・・のはずでした。
５.緊急事態宣言で出社できない！
ところが、実施直前に緊急事態宣言が発令されます。このため、出社が制限され、上記で決めた物品を、拠点に取りに行けない参加者が出そうということになりました。ここは、実施直前の緊急事態宣言であったことと、取りに行けない参加者がそれほど多くなかったこともあり、本社の方から宅配ということで無事に手元に届いたようです。このことについては、以前緊急事態宣言とデータ配布についてのコラムも書いています。
このようにして、数々の不測の事態に対応しながら、最終的には無事お客様がデリバリーすることができました。
「要件の確認」「不測の事態への対応」がオンライン化でますます重要になっている
今回のケースで大きく２つのことが身に染みて分かりました。
１つめは、オンライン研修では要件の確認がますます重要になっているということです。特に、システム要件に関してはオンライン特有の事項でしょう。ここを確認しておかないと、後から対応していないという場合に追加コストがかかったり、最悪の場合だと破綻してしまうこともあり得そうです。
「集合できないならzoomでやればいい」「紙を渡せないならPDFを配ればいい」と単純に考えてしまいそうになるのですが、プロジェクトを最低限スムーズに遂行するためにも、まずは要件確認というところが非常に重要になっていそうです。聞いたところによると、研修会社の中では要件に関する同意書を取っているところもあるようですので、こちらが悩ましい問題になってきているようです。この件については、以前高橋が「ウェブ会議システムの要件書作るとみんながハッピーになる話」で近い話を書いていますし、社内では「ファミコンソフトをするにはファミコンがいる」という私にはわからない話をたまにしているので、面倒でも「どんな環境ならできるのか」を予め確認しておくことは大切なことなのではないかと思います。
２つめは、オンライン化で不測の事態への対応力が問われているということです。要件等をしっかり確認したとしても、プロジェクトに不測の事態はつきものでしょう。オンライン化に伴って見たことのない事例を扱うことが増えたため、不測の事態や予期していなかった制約条件はますます発生しやすい状況になっているといえそうです。このため、オンライン化を検討する際には、プロジェクトのバッファも見直す必要があるのではないかなと思います。これまでの研修と同じリードタイムでは難しいことがでてきます。
今回の件は、以前、プロジェクトマネジメントの研修開発にかかわった際に扱ったケーススタディにも似ており、「なるほど、こういう状況のためにリスクの特定やヘッジのスキルは必要なのだな」と実感しました。個人的には、このようなカオスな状況に対応できるのは、なかなか面白い経験だなと感じました。
公開日: 2021年3月12日
